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日本マナー検定J3
JEPT J3
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Introduction
世界的なドバイの航空会社の日本人ではない客室乗務員に「日本へのフライトは好きだ。みんながトイレを綺麗に使い、毛布を返すときには丁寧に畳んで返してくれる。他の国では全く見られないことだ。」と言われました。
この言葉は、日本の特徴をよく表しています。
勿論、日本にはトイレを綺麗に使い、毛布を畳んで返すなどという明文化されたルールはありません。
ですが、見えないルールとして存在し、なぜかこれをできない人は「マナーのない人」として見られてしまいます。
何がよくて、何が悪い、というのではなく、日本のビジネスシーンにおいてこのような日本の「見えないルール」であなたが困ることを防ぎ、日本での生活を快適にするためにJEPTは存在します。
JEPTの学習と受験を通し、あなたの日本での生活がより快適になることを願っています。
A non-Japanese flight attendant for a global airline in Dubai told me, "I like flying to Japan. Everyone uses the restroom cleanly, and when returning blankets, they fold them carefully and return them. You don't see that at all in other countries."
This term describes the characteristics of Japan very well.
Of course, there are no explicit rules in Japan, such as using the restroom neatly and folding and returning blankets.
However, they exist as invisible rules, and for some reason, those who fail to follow them are seen as "people with no manners.
JEPT exists not to tell you what is good and what is bad, but to prevent you from being troubled by these "invisible rules" of Japan in the Japanese business scene and to make your life in Japan more comfortable.
We hope that your life in Japan will become more comfortable through studying and taking the JEPT.
Ⅰ. 公共の場での振る舞い
Ⅰ. Behavior in Public Places
1. 電車 TRAIN
1 (1)
電車に乗る際は、駅のプラットフォームに並びましょう。
電車が来たら、電車から降りる人が降りてから、プラットフォームに並んでいる順番で電車に乗り込みます。
絶対に割り込みはやめましょう。
また、必ず降りる人が降りてから乗りましょう。
When boarding a train, line up on the station platform.
When the train arrives, board the train in the order in which you are lined up on the platform after people get off the train.
Never interrupt the train.
Also, be sure to get on the train after everyone else has gotten off.
WHY??
⭐︎大勢が利用する電車を時刻通りに運行させることに協力するためです。あなたの少しの協力で大勢の方の電車の乗り降りが簡単になります。
⭐︎This is to help ensure that trains used by large numbers of people run on time. With a little help from you, we can make it easier for many people to get on and off the trains.
1 (2)
優先席は、妊婦さん、高齢者、体が悪い人に譲りましょう。
明らかに優先席が必要な方がいるのに、優先席に座っていることは大変マナーのない行為です。
Priority seating should be given to pregnant women, the elderly, and the infirm.
It is very bad manners to sit in a priority seat when someone clearly needs a priority seat.
WHY??
⭐︎電車は揺れるため、妊婦さんや体の悪い方の体には大変負担になります。
思い遣りを持って、席を譲ってあげましょう。
⭐︎Trains are rocking, which is very hard on pregnant women and the infirm.
Be considerate and give up your seat.
1 (3)
電車が混雑している時にドアの前で立っていたと仮定します。
あなたが降りない駅に停車した場合、一旦電車の外に出ましょう。あなたが一旦電車の外に出ることで、降りる方が降りやすくなります。
この場合、あなたはプラットフォームにできている列に並ぶ必要はありません。
電車を降りる人が降りた後、プラットフォームにいる誰よりも早く乗って大丈夫です。
Assume you are standing in front of the door when the train is crowded.
If the train stops at a station you are not getting off at, step out of the train for a moment. Once you are outside the train, it will be easier for the person getting off to get off.
In this case, you do not have to wait in line on the platform.
After people get off the train, you can get on before anyone else on the platform.
WHY??
⭐︎大勢が利用する電車を時刻通りに運行させることに協力するためです。あなたの少しの協力で大勢の方の電車の乗り降りが簡単になります。
⭐︎This is to help ensure that trains used by large numbers of people run on time. With a little help from you, we can make it easier for many people to get on and off the trains.
1 (4)
電車の中では、大きな声で話すのは避けましょう。
隣の人と話すのに、十分な、なるべく小さな声で話しましょう。
Avoid talking loudly on trains.
Speak as quietly as possible, just enough to talk to the person next to you.
WHY??
⭐︎日本では、大きな声で話すことは迷惑・マナーがないとされています。これは電車内でも当てはまります。特に、電車のような閉鎖された空間では気をつけなければいけません。
⭐︎In Japan, talking loudly is considered annoying and unmannerly. This is also true on trains. In particular, one must be careful in enclosed spaces such as trains.
1 (5)
電車の中で、携帯で話すのはやめましょう。
あなたが電車に乗っている時に携帯電話がかかってきた場合には、電話に出て、相手の方に「今、電車に乗っているから掛け直す」と伝え、速やかに電話を切りましょう。
Avoid talking on your cell phone on the train.
If you receive a cell phone call while you are on the train, pick up the phone, tell the person on the other end that you are on the train and will call back, and hang up promptly.
WHY??
⭐︎日本では、大きな声で話すことは迷惑・マナーがないとされています。これは電車内でも当てはまります。特に、電車のような閉鎖された空間では気をつけなければいけません。もし、電車内の全員が携帯電話で話し始めたらどうでしょうか？そもそも電車は静かな場所ではないため、大きな声を出さないと会話ができません。そのようなことを鑑み、電車内での通話は控えるようにしましょう。
⭐︎In Japan, talking loudly is considered annoying and unmannerly. This is also true on trains. In particular, one must be careful in enclosed spaces such as trains. What if everyone on the train started talking on their cell phones? To begin with, a train is not a quiet place, and you cannot have a conversation without speaking loudly. In light of this, it is advisable to refrain from talking on the train.
1 (6)
電車の中で化粧をするのはやめましょう。
化粧をする必要がある場合には、駅のトイレで行いましょう。
Do not wear makeup on the train.
If you need to apply makeup, do so in the station restroom.
WHY??
⭐︎日本では、人前で化粧をすることは、「みっともないこと」「マナーのないこと」とされています。化粧は、人前でなく、家または公共の場であればお化粧室で行いましょう。
⭐︎In Japan, wearing makeup in public is considered to be "undignified" and "unmannerly". Makeup should be applied at home or in a dressing room if you are in a public place, not in public.
1 (7)
子供が靴を履いたまま電車の座席に乗るのをやめさせましょう。
小さな子供が座席に乗るのは仕方のないことですが、靴を脱がせましょう。
Stop children from getting on train seats with their shoes on.
It is inevitable that small children will ride in the seat, but let them take off their shoes.
WHY??
⭐︎電車の座席は、乗客が座る場所です。靴を履いたまま座席の上に上がると、座席が汚れてしまい、他のお客様に迷惑をかけます。
⭐︎Train seats are where passengers sit. Climbing onto a seat with shoes on will make the seat dirty and inconvenience other passengers.
1 (8)
電車のシートを荷物で占拠するのは避けましょう。
荷物は座席の上の物入れにおきましょう。
Avoid occupying train seats with luggage.
Place your luggage in the overhead compartment.
WHY??
⭐︎電車は大勢の方が利用します。荷物を棚の上に上げると、その分スペースができます。スペースができると、その分1人でも多くの方が電車に乗れます。
⭐︎Trains are used by many people. When luggage is moved up to the top of the rack, it creates more space. The more space you have, the more people can get on the train.
1 (9)
大きなリュックサックを背負ったまま電車に乗るのを避けましょう。
大きなリュックサックは、あなたの胸に抱いたり、手に持ったりして電車に乗りましょう。
Avoid riding the train with a large backpack on your back.
Carry a large backpack on your chest or in your hand when riding the train.
WHY??
⭐︎あなたがいくら他の方の迷惑にならないように気をつけていても、あなたが背負っている大きなリュックが他の人にぶつかったりする可能性があります。
⭐︎No matter how careful you are not to disturb others, the large backpack you are carrying may bump into others.
1 (10)
新幹線や特急電車など、食事をするためのテーブルがある電車以外では、飲食を控えましょう。
Refrain from eating and drinking on trains other than those with tables for eating, such as bullet trains and express trains.
WHY??
⭐︎電車は揺れる乗りものです。あなたが食べているものを他の人にこぼす可能性があります。また、電車にはたくさんの方が乗っています。これから面接があるという方もいるでしょう。そのような方は服に食べ物の匂いがつくのを嫌がります。
⭐︎Trains are rocking vehicles. You may spill what you are eating to others. Also, there are many people on the train. Some of you may have an interview coming up. Such people do not want the smell of food on their clothes.
TIPS
日本では、自分が何か行動を起こす前に「どう見られるか」「他の方は迷惑ではないか」を考える傾向があります。
In Japan, people tend to think about "how they will be seen" and "whether others will be inconvenienced" before they take any action.
2. 道路 On the street
2 (1)
歩道で広がって歩くのを避けましょう。
歩道を使っているのはあなたのグループだけではありません。
他の人が困ってしまうので、歩道では広がらず並んで歩くのは2人まで程度にしましょう
Avoid walking spread out on sidewalks.
Your group is not the only one using the sidewalk.
Try not to spread out on the sidewalk and walk side-by-side with no more than two people, as this will cause problems for others.
2 (2)
歩きタバコはやめましょう。
タバコは指定された場所で吸いましょう。
Do not smoke while walking.
Smoke in designated areas.
2 (3)
歩きながらスマートフォンを注視したり、ヘッドフォン等で音楽を聴いたりすると、周囲へ注意が向かず他者に配慮した行動がとれなくなるため、歩行者と接触したりフラフラと車道に出てしまったりする危険が生じます。
歩きながらスマートフォンを注視したり、ヘッドフォン等で音楽を聴いたりするのはやめ、前を向き周囲に注意を払って通行しましょう。
When people look at their mobile phones or listen to music through headphones while walking, they are unable to pay attention to their surroundings and act with consideration for others, which can cause them to run into pedestrians or dizzy into the roadway.
Do not stare at your mobile phone or listen to music on your headphones while walking, but look ahead and pay attention to your surroundings.
2 (4)
横断歩道の信号は、必ず守りましょう。
Always obey traffic signals at crosswalks.
2 (5)
ゴミは持ち帰りましょう。
例えばコンビニでペットボトルに入った水を購入し、飲み切った場合には次に「ペットボトルを捨てても良いゴミ箱」を見つけるまで、ずっと持っていましょう。見つからない場合には帰宅してから捨てましょう。
Take your trash home with you.
For example, if you buy water in a plastic bottle at a convenience store and finish it, keep it with you until you next find a "trash can" where you can dispose of the bottle. If you cannot find one, throw it away when you get home.
Of course you know
「公共の場でのふるまい」でご紹介する内容は、とても当たり前なことで皆さんが知っている内容だと思います。
しかし、JEPTは日本以外のすべての国や文化の方を対象にしています。
もう一度確認しましょう。
The information presented in "Behavior in Public Places" is very commonplace and familiar to all of you.
However, JEPT is intended for people from all countries and cultures except Japan.
Let's go over it again.
3 空港 Airport
3 (1)
飛行機の搭乗ゲート前のベンチを数席使用して寝るのはやめましょう。
あなたが占領するシートに座りたい他の方がいます。
Try to avoid using several seats to sleep on the benches in front of the boarding gate of the airplane.
There are others who want to sit on the seats you occupy.
3 (2)
スーツケースを大きく開けて荷物の整理を出発ロビーで行うのはやめましょう。
荷物の整理をする必要がある場合、化粧室や、片隅など他の人の迷惑にならない場所で行いましょう。
Do not open your suitcase wide and organize your luggage in the departure lobby.
If you need to organize your luggage, do so in a restroom, or in a corner or some other place where you will not disturb others.
3 (3)
飛行機を待っている間、ゲート前のベンチなどで食べたお菓子などのゴミは、必ずゴミ箱に捨てましょう。
もしお菓子を床に落としたら、それは拾ってゴミ箱に捨てましょう。
一人一人の小さな努力で清潔さが保たれます。
While waiting for your flight, be sure to dispose of any snacks or other trash you eat on the benches in front of the gate in the trash can.
If you drop a snack on the floor, pick it up and throw it in the trash.
Every little effort by each of us will help keep the area clean.
3 (4)
タクシーに乗る際には定員数を守りましょう。
タクシーに乗せられる人数も法律で決まっているため、タクシーの運転手のお勧めに従いましょう。
Observe the maximum number of passengers when riding in a taxi.
The number of passengers allowed in a taxi is also determined by law, so follow the taxi driver's recommendations.
Ⅱ.ビジネスマナー初級
Ⅱ.Business Etiquette for beginners
心構え
Mental Attitude
1 心構え Mental Attitude
日本のビジネスマナーを学ぶ際には「心構え」が全ての考え方の基盤となり最も重要です。
では、どういった心構えで学習すればよいか、確認しましょう。
When learning Japanese business etiquette, "mental attitude" is the foundation of all ideas and is of utmost importance.
So, let's check what kind of mindset you should have when learning.
「ビジネスマナーを学ぶ」という言葉を聞くと、
「形式ばった堅苦しい行儀作法の種類をたくさん学ぶ」
という印象を受けてしまう方もいらっしゃるかもしれません。
When you hear the words "learn business etiquette,"
Some people may get the impression that "learning business manners" means "learning many kinds of formal and rigid manners.
ですが、マナーを学ぶ上で大切なことは形式ばった堅苦しい行儀作法のパターンなどではなく、相手を思いやる「心」を行動に載せることです。
言い換えるならば、マナーで重要なことは難しい「形」ではなく、
形としては目に見えない、あなたの「心」の部分です。
However, the important thing in learning manners is not to follow a formal and rigid pattern of manners, but to put the "heart" of consideration for others into action.
In other words, what is important in manners is not the difficult "form" but your "heart" which is not visible as a form.
どんなにすばらしいマナーの知識があって、何事も型どおりにできても、
相手を思いやる「心」がなければ、すばらしいマナーとは言えないでしょう。
JEPTでは日本社会であなたがより能力を発揮できる人材育成を目指しています。
No matter how great your knowledge of manners is, and no matter how well you do everything by the book, if you don't have the "heart" to care for others, it is not good manners,
At JEPT, we aim to nurture human resources that will enable you to demonstrate your abilities to the fullest in Japanese society.
JEPTで使用頻度の高いマナーの形を学習した後は、
こちらの「心構え」に立ち返って、
みなさんの「心」をどう形に変えられるかを考えていただき、
周りの方に愛される人材になっていただきたいと願っています。
After learning the most frequently used forms of manners in JEPT,
Please go back to the "mindset" here,
We hope that you will think about how you can transform your "heart" into a form that will be loved by those around you.
2 ビジネスマナーを学ぶ目的 Purpose of Learning Business Manners
ビジネスマナーを学ぶ目的は、ビジネスシーンでの人とのコミュニケーションをより円滑にすることです。
ビジネスには利害関係が伴うため、ビジネスにおける円滑な人間関係は、どんなに完璧なビジネスマナーの形を実践できても、時に難しくなる場合もあります。
だからこそ、ビジネスマナーを実践する際はそのマナーに乗せる「心」が大切なのです。
The purpose of learning business etiquette is to facilitate better communication with people in business situations.
Because business involves interests, smooth relationships in business can sometimes be difficult, no matter how perfect a form of business etiquette is practiced.
That is why it is important to have the "heart" to put on that manner when practicing business manners.
JEPTでの思いやりとは、
「相手を敬うこと」
「相手に好感を与えること」
「相手の気持ちを察すること」
「相手に迷惑をかけないこと」
などを指します。
J3では、学習される方皆様がビジネスシーンで良いコミュニケーションをとり
ビジネスシーンで良い人間関係を築くための内容を学習します
Compassion in JEPT are;
-Respecting others.
-To make the other person feel good.
-To be sensitive to the feelings of others.
-Do not cause trouble for the other person.
and so on.
J3 is designed to help students to communicate well in business situations and to build good relationships in business situations.
3 ビジネスシーンにおける思いやり Compassion in the Business World
ビジネスシーンにおいても、プライベートと同様に、
他人を思いやる気持ちにあふれている人は、
周りの方との間に信頼関係を構築することができます。
In the business world as well as in private life,
People who are full of compassion for others, are able to build trusting relationships with those around them.
さて、「思いやり」とはどういったことを指すのでしょう？
思いやりという言葉をわかりやすく言い換えると、
●相手は何をしてほしいと考えているのか
●何をしてあげれば、相手が望む状況になるのか
という視点を持ち続け生まれる気持ちのことを指します。
Now, what does "compassion" mean?
To put the word "compassion" in a simple way,
What does the other person want from you?
What can we do to bring about the situation they want?
What can we do to help the other person to achieve the situation he or she desires?
It refers to the feelings that are generated and continue to hold these perspective.
4 返報性の原理 Norm of reciprocity
みなさんもなんとなく、「思いやりがある人」に良い印象を抱くと思います。
思いやりは、相手を安心させたりうれしい気持ちにするだけでなく
「周りの方に思いやりを発揮すると、周りの方から思いやりが返ってくる」
という素敵な返報性があります。
（返報性とは、ブーメランを投げた後手元に戻ってくるように、あなたが行ったことがあなたに返ってくることを指します）
思いやりを発揮すれば、周りの方もあなたを敬いあなたに好感を抱いてくれるでしょう。
その循環ができたらあなたを取り巻くビジネスシーンはどうなるでしょう？
とても働きやすい環境になることは簡単に予想されます。
I think everyone has a good impression of a person who is somewhat considerate.
Compassion not only makes the other person feel comfortable and happy, but also makes the person feel that he or she is a good person.
When you show compassion to those around you, those around you will show compassion back to you.
This is a wonderful kind of reciprocity.
(Reciprocity means that what you do comes back to you, just as a boomerang comes back to you after you throw it.)
If you demonstrate compassion, those around you will respect you and like you.
What would the business scene around you be like if you could create that cycle?
It is easy to predict that it will become a very comfortable working environment.
「マナー」という言葉を聞くと難しく考えられるかもしれませんが、
「思いやりを形にする方法」と考えると、
より身近に感じるでしょう。
また、思いやりには返報性があることを知るとより実践したいものだと感じませんか？
The word "manners" may sound difficult,
But if you think of it as a way to express your thoughtfulness, you will feel more familiar with it,
Also, if you know that consideration has a return effect, don't you feel that it is something you would like to put into practice?
仕事ができるビジネスパーソンがビジネスマナーに敏感なのは、そういった「思いやり」がビジネスでの人間関係を良好なものにし、ビジネスを円滑に進めることを知っているからなのです。
Business people who are good at their jobs are sensitive to business manners because they know that such "consideration" makes for good business relationships and facilitates business.
一方、思いやりの精神が欠けていると、
どんな才能がある方であっても、社内外でよい人間関係を築くことが難しくなります。
円滑な人間関係を築くことのできない人は、自然に孤立してしまいます。
そうすると仕事が停滞し、業務に支障をきたすでしょう。
つまり、才能があるにも関わらず
「仕事のできない人」と思われてしまうのです。
もしくは、仕事ができる方であっても思いやりの精神が欠けていると、
円滑な人間関係を築くことができず、
妨害に遭うなど仕事を進めたい方向に進められない出来事に遭うかもしれません。
On the other hand, if you lack a spirit of compassion,
No matter how talented a person may be, it becomes difficult to build good relationships both inside and outside the company.
People who are unable to build smooth relationships will naturally become isolated.
This will stagnate their work and hinder their performance.
In other words, despite their talents
They will be perceived as "someone who can't do their job."
Or, even if the person is capable of doing the work, he or she lacks the spirit of compassion,
They will not be able to build smooth relationships with others,
and may encounter obstructions or other events that prevent you from moving forward with your work in the direction you want to go.
このように「思いやり」こそが最も大切なビジネスマナーの要素で、
あなたのビジネスにおける未来を大きく変える可能性があるのです。
Thus, "consideration" is the most important element of business etiquette,
and has the potential to make a huge difference in your business future.
身だしなみの基本
Personal appearance essentials
1 身だしなみとおしゃれの違い
身だしなみの３原則
１ 清潔感 （相手にどう見られているか意識する。スーツや靴の手入れ、髪型を整えるなど日々の積み重ね）
２ 機能性 （仕事の妨げにならない服装。業務内容により、汚れても良い服を着るなども身だしなみに含まれる）
３ 調和 （業種・状況・周囲の方と調和が取れる服装。TPOを意識する）
3 principles of personal appearance
1 Cleanliness (Be aware of how you are seen by others. Take care of your suit and shoes, and keep your hair in order on a daily basis.)
2. Functionality (Dress in a manner that does not interfere with work. Depending on the nature of the job, this may include such things as wearing clothes that can get dirty.)
3 Harmony (Dress in harmony with the industry, situation, and people around you, and be aware of TPO.)
身だしなみと「おしゃれ」は異なります。
ビジネスシーンであなたの印象を大きく左右するのが身だしなみです。
自分が好きなファッションをするのがオシャレで、相手がどう思うかを考えて身なりを整えるのが身だしなみです。
相手や、その場に相応しい服装や髪型を装うことは、自分も相手も気持ちよく仕事をするための思いやりでもあります。
Grooming and "fashion" are different.
Your appearance greatly affects your impression in business situations.
Dressing in the fashion you like is fashionable, but grooming is dressing in consideration of what others will think of you.
Dressing appropriately for the person you are meeting and the occasion, as well as your hairstyle, is a thoughtful way to make both you and the person you are meeting feel good about their work.
身だしなみ大切な理由
１ みんなが会社の代表
お客様や取引先から見れば、社員全員が会社の印象を左右する会社の代表です。
２ 円滑に業務が進行する
第一印象が良いと、周囲の協力が期待できて業務が円滑に進行していく。
３ 自分の評価につながる
ふさわしくない服装は、仕事への姿勢が悪いと評価され、自分の評価が下がる。
４ 気持ちの切り替えができる
仕事中は身だしなみに注意。ファッションは私生活で楽しむことで仕事と気持ちの切り替えができる。
Why grooming is important
1 Everyone is a representative of the company
In the eyes of customers and business partners, every employee is a representative of the company, which affects their impression of the company.
2 Smooth progress in business operations
When first impressions are good, cooperation from those around you is expected and business proceeds smoothly.
3 Leads to your reputation
Unsuitable attire will be evaluated as a bad attitude toward work and will lower your own evaluation.
4 It helps you change your mind
Pay attention to your appearance at work. Enjoying fashion in your personal life allows you to switch your mind between work and private life.
TIPS
✅身だしなみは、おしゃれより「他者評価」を優先
✅清潔感・機能性・調和が身だしなみの３原則
✅あなたが会社の顔、身だしなみは「信頼」への第一歩
TIPS
✅Prioritize "others' evaluation" over fashionable appearance
✅Cleanliness, functionality, and harmony are the three principles of personal appearance.
✅You are the face of the company, and your appearance is the first step toward trust.
2 男性のビジネススタイル Men's Business Grooming
信頼される・好感を持たれるビジネススタイル
男性のビジネススタイルとしてベーシックな服装は「スーツ」「シャツ」「ネクタイ」の3点です。
スーツは紺色、チャコールグレーが着回しやすい色です。
シャツは白色が基本ですが、ライトブルーやストライプも定番。
ネクタイは無地、細いストライプが無難です。
Business Style to be Trusted and Liked
The three basic business attire for men are "suit," "shirt," and "tie".
For suits, navy blue and charcoal gray are easy colors to wear.
The basic shirt is white, but light blue and stripes are also standard.
Plain or thin stripes are safe for ties.
男性の基本的なビジネススタイル
ネクタイ スーツやシャツと色や柄が調和しているものを選ぶ
シャツ 色や柄は控えめに。袖丈はジャケットの袖口から1cmほど出ていると良い。
パンツ 裾が長くても短くても良くない。くるぶしが隠れる程度の長さにする。
靴下 黒や紺が基本。座った時に素肌が見えない長さのものを選ぶ。
靴 紐のついた革靴で、色は黒かダーク系が無難。
Basic business grooming for men
Tie: Choose a tie that is harmonious in color and pattern with the suit and shirt.
Shirt: Modest in color and pattern. Sleeve length should be 1 cm from the jacket cuff.
Pants: Neither long nor short hems . Should be long enough to cover the ankles.
Socks: Black or navy blue are the basic color. Choose socks that are long enough not to show bare skin when sitting down.
Shoes: Leather shoes with laces, preferably black or dark colored.
身だしなみチェックポイント
✅寝癖や無精ひげはないか
✅ネクタイが曲がっていたり結び目が緩んでいたりしていないか
✅ワイシャツにアイロンがかけられていて、襟や袖は汚れていないか
✅パンツの折り目はきれいについているか
✅靴下に穴が空いていないか
✅靴が汚れていたり、踵がすり減っていないか
Personal Appearance Checkpoints
✅No bed head or stubble
✅No bent or loose knots in ties
✅Shirts are ironed and collars and sleeves are clean.
✅Are pants nicely pressed?
✅Make sure no holes in the socks.
✅Make sure the shoes non-dirt nor worn out heels.
3 女性のビジネススタイル Women's business grooming
女性のビジネスシーンでの正装は、ジャケット＋スカート（またはパンツ）のスーツです。
スーツの色は濃紺、黒、ベージュ、グレーが基本。体のラインを強調するデザインは避け、働きやすさも考慮して選びましょう。
ジャケットのインナーには白無地のシャツ、ブラウス、シワになりにくいカットソーが定番です。
Formal business attire for women is a jacket + skirt (or pants) suit.
The basic suit colors are dark blue, black, beige, and gray. Avoid designs that emphasize the lines of the body, and choose a suit that is easy to work in. Plain white shirts, blouses, and wrinkle-resistant cut-and-sewns are standard for jacket innerwear.
女性の基本的なビジネススタイル
シャツ 襟元が開きすぎていない、シンプルなデザイン
ジャケット 体のラインが強調されすぎない。黒やベージュなどのオーソドックスなもの
スカート 座った時に膝が隠れるくらいの長さ。
パンツ シンプルなデザインのもの
靴 黒や紺のシンプルなデザイン。
ストッキング ベージュが基本。素足やハイソックス、網タイツは好ましくない。
Basic business grooming for women
Shirts: Not too open at the collar, simple design
Jacket: Not too much emphasis on body lines. An orthodox one such as black or beige
Skirt: Long enough to cover the knees when sitting.
Pants: Simple design.
Shoes: Black or navy blue, simple design.
Stockings: Beige is the basic color. Bare feet, high socks, or net tights are undesirable.
生足はNG！ストッキングとパンプスはセット
ビジネスシーンでは生足は避け、ナチュラルカラーのストッキングを着用するのがマナーです。
パンプスを履く際には、「ストッキングとセット」と考えるようにしましょう。
No bare feet! Stockings and pumps are a set.
In business situations, it is good manners to avoid bare feet and to wear natural-colored stockings.
When wearing pumps, think of them as a set with stockings.
4 カジュアルなビジネススタイル Casual business grooming
カジュアルOKでも「ビジネス」を意識
オフィスカジュアルOKの職場でも、ビジネスの場に変わりありません。
一緒に働く人たちに不快感を与えない身だしなみを心がけましょう。
Casual OK, but with "business" in mind
Even in workplaces where casual office attire is acceptable, it is still a place of business.
Be sure to dress in a manner that does not cause discomfort to those you work with.
参考：環境省におけるクールビズの服装の可否
Reference: Acceptability of Cool Biz attire in the Ministry of the Environment
コミュニケーションの基本
Communication basics
1 挨拶の基本 Greetings Basics
自分ら積極的に声をかけましょう
ビジネスの場では何事も挨拶から始まると言っても過言ではありません。
社会人にとって挨拶ができるということは必須条件です。
自分から先に挨拶をすることで相手に好印象を与えることができるので自ら積極的に行うことが大切です。
テレワークが浸透し、直接挨拶をする機会が減っていますが、オンラインなどで顔を合わせた際にも自分から挨拶をしていきましょう。
Be Proactive to communicate with others
It is no exaggeration to say that in business, everything begins with a greeting.
Being able to greet others is a prerequisite for any member of society.
It is important to be proactive in greeting others, as you can make a good impression on others by greeting them first.
With the spread of work from home, there are fewer opportunities to greet people in person, but it is still important to greet people when you meet them online.
職場で使われる基本的な挨拶
職場で交わされる挨拶には、さまざまなものがあります。時、場所、人・相手、立場、場合に合わせて使い分けましょう。
定番の挨拶
出社した時：おはようございます
お例を言う時：ありがとうございます
遅れた時：遅くなり申し訳ございません
外出する時：行ってまいりいます
外出する人を見送る時：行ってらっしゃいませ
戻った時：ただいま戻りました
戻った人を迎える時：お帰りなさい
上司・先輩に話しかける時：失礼いたします。今よろしいでしょうか？
取引先の人に挨拶する時：いつもお世話になっております。
退社する時：お先に失礼します。
Basic Greetings Used in the Workplace
There are a variety of greetings exchanged in the workplace.
Use them according to the time, place, person/partner, position, and occasion.
Standard greetings ( in Japanese Romaji )
When you arrive at work: Ohayo gozaimasu
When saying "thank you": Arigatou gozaimasu
When you are late: Osokunari Moushiwake gozaimasen
When you go out: Itte mairimasu
When seeing someone off: Itterasshai mase
When returning: Tadaima Modorimashita
When welcoming someone back: Okaerinasai
When talking to your boss or senior: Shitsure Iitashimasu, Ima Yoroshii deshouka?
When greeting a business partner: Itsumo Osewani Natte Orimasu
When leaving the office: Osakini Shitsurei shimasu
好感度を上げる挨拶
・相手より先に挨拶をする
・相手に体を向けて、目線を合わせる
・相手の名前を呼ぶ
・明るく微笑む
・相手が聞き取りやすく、明るい声で挨拶する
・挨拶のほかに一言添える
反感を抱かれる挨拶
・何かをしながらの「ながら挨拶」
・相手の目を見ない
・どのような場面でも「どうも」で済ませる
・無表情
・ボソボソとした小さな声
・相手の状況を考えない挨拶
Greetings to give a favorable impression
-Greet before the other person
-Turn your body to face the other person and make eye contact.
-Call the person's name.
-Smile brightly.
-Greet in a cheerful voice that is easy for the other person to hear.
-Add a few words in addition to your greeting.
Greetings that may cause antipathy
-Greeting while doing something
-Do not look the other person in the eye.
-Saying "Hi" in any situation.
-No facial expression
-A muffled, low voice.
-Greetings without considering the other person's situation
2. お辞儀 Bow
テレワークの普及でお辞儀をする機会は減りましたが、心を込めてお辞儀をすることは大切です。
ほとんどの挨拶は、「お辞儀」と一緒に行われます。正しいお辞儀の仕方を身につけていなければ、正しい挨拶はできません。
お辞儀には、会釈、敬礼、最敬礼の３種類がありますが、会釈は親しい人とすれ違った時に行う簡易的なもの、敬礼は初対面の人と挨拶する時、最敬礼は敬意や感謝、謝罪などを示すときに使います。
Although work from home has reduced the opportunities for bowing, it is important to bow with all your heart.
Most greetings are accompanied by a "bow". If you do not know how to bow properly, you will not be able to greet people correctly.
There are three types of bowing: Eshaku, Keirei, and Saikeirei. Eshaku is a simplified form of bowing performed when passing a familiar person, Keirei is used when greeting a new acquaintance, and Saikeirei is used to show respect, appreciation, or apology.
お辞儀の前に
お辞儀の前に、立ち姿勢を確認しましょう。
好感を持たれるお辞儀をするためには、お辞儀をする前の立ち姿が重要です。
かかとを揃え、あごを引き、背筋を伸ばして、両手を太ももに添えてまっすぐに下ろします。
姿勢が悪いとかえって印象が悪くなってしまいます。
Before bowing
Before bowing, check your standing posture.
The standing posture before bowing is important for a favorable bow.
Keep your heels together, chin tucked in, back straight, and arms straight down with your hands on your thighs.
Poor posture will make a bad impression.
お辞儀のステップ
ステップ１ 背筋を伸ばして立つ
ステップ２ 相手の目を見る
ステップ３ ゆっくりお辞儀をする （目安：3秒静止して4秒目からステップ４に移る）
ステップ４ 顔を上げて再び相手の目を見る
注意：お客様など、相手の方が格上の場合はステップ４は相手より後に行います。
Steps of Bowing
Step 1: Stand up straight
Step 2: Look the person in the eye
Step 3: Bow slowly (approx. 3 seconds of stillness, move to Step 4 at the 4 second mark)
Step 4: Raise your head and look the person in the eye again
Note: If the person you are bowing to is of a higher rank, such as a customer, Step 4 should be done after the person you are bowing to.
お辞儀の種類
会釈
・上体を15度前方へ傾けるお辞儀
・室内の出入りの際などの、軽い挨拶の時に交わされます。
・添える言葉「失礼いたします」などです。
敬礼
・上体を30度、前方に傾けるお辞儀
・最もよく交わされる一般的なお辞儀
最敬礼
・上体を45度傾ける丁寧なお辞儀
・お礼、お詫びなどの改まった挨拶
・添える言葉は「ありがとうございます」「申し訳ございません」などです。
Types of Bows
Eshaku
-Bowing with the upper body tilted forward 15 degrees
-This is used as a light greeting when entering or leaving a room.
Keirei
-Bow with the upper body tilted forward 30 degrees.
-The most commonly exchanged common bow.
Saikeirei
-A polite bow with the upper body tilted at a 45-degree angle.
-A formal greeting of thanks, apology, etc.
３「ほう・れん・そう」 " Ho・Ren・So"
「ほう・れん・そう」は組織の基本
社会人として働く際には、「報告・連絡・相談」（日本語の読み方での頭文字をとって「ほう・れん・そう」）が大切です。
仕事上のさまざまな情報を共有することは、スムーズに仕事を行う上で不可欠。そのため、組織の一員として情報共有は必須であり、働く上でのコミュニケーションの基本となります。報告や連絡・相談を怠ったことが原因で大きなトラブルに発展した場合には、責任を問われることもあります。
"Ho-Ren-So" is the basis of an organization
When working as a member of society, it is important to "report, communicate, and consult" ("Ho, Ren, So" in the acronym in the Japanese reading).
Sharing various types of information at work is essential for smooth work execution. Therefore, information sharing is essential as a member of an organization and is the basis of communication in working. If a failure to report, communicate, or consult leads to a major problem, you may be held accountable.
「ほう・れん・そう」に使用する５W１H
When（いつ） 期間・期限・頻度・納期
Where（どこで） 場所・市場・環境・広さ
Who（だれが） 会社・組織・上司・お客様
What（何を） 内容・分量・種類・商品
Why（なぜ） 意義・目的・理由・背景
How（どのように ） 方法・方針・体制・手段
5W1Hを整理した上で「ほう・れん・そう」を行うようにしましょう。
相手がわかりやすいように伝えるのも、思いやりです。
5W1H used for "Ho, Ren, So"
When : period, deadline, frequency, delivery date
Where : Location, market, environment, size
Who : Company, organization, supervisor, customer
What : Content, quantity, type, product
Why : Significance, purpose, reason, background
How : Method, policy, system, means
Mmake sure to "Ho-Ren-So", after organizing the 5W1H.
It is also considerate to communicate in a way that is easy for the other party to understand.
悪い報告はすぐにする
ミスやトラブルなど、自分にとって都合の悪いい報告は「叱られたくない」とつい後回しにしてしまいがちです。
しかし、後回しにしたことで対応が遅れ、事態が深刻化することもあります。
報告が早ければ早いほど、ミスやトラブルを挽回しやすくなるので、悪い報告ほど早く伝えるようにしましょう。
Report immediately for Bad reports
It is easy to put off reporting mistakes, problems, and other bad situations because you "don't want to be scolded".
However, putting it off can delay the response and make the situation more serious.
The earlier you report, the easier it will be to recover from a mistake or trouble, so the earlier you report a bad situation, the sooner you should tell them.
４ 注意される時の姿勢 Attitude when receiving warning
注意を受けた時は素直に反省する
上司や先輩からの注意を「理不尽だ」と思うこともあるかもしれません。
特に社会人になりたての頃はカチンと来ることもあるでしょう。
しかし、会社は学校とは違い、力不足の社員を雇い続ける理由はありません。
上司や先輩は、あなたが会社に必要とされる人材になれるように、成長を促すために注意しているのです。
その気持ちを理解して、素直に耳を傾けて今後に活かしていきましょう。
Be honest and reflective when you receive warning
There may be times when you feel that the warning you receive from your boss or a senior colleague is "unreasonable".
Especially when you are just starting out in the workforce, you may feel annoyed.
However, a company is not like a school, and there is no reason to continue to hire employees who are not up to the task.
Your superiors and seniors are giving you warning to encourage your growth so that you can become the kind of person the company needs.
Understand their feelings, listen to them honestly, and make the most of them in the future.
注意を受けた時の３箇条
・謝罪する （謝罪が最優先。謝罪の気持ちは言葉にする）
・反論しない（注意中に反論しない。注意されたことはしっかりと受け止める。状況や原因の説明は相手から理由を問われてから行う）
・質問する （疑問点は質問する。注意されたことを生かし成長したいという姿勢を相手に見せる）
Three points to remember when you receive a warning
-Apologize (Apology is the first priority.)
-Do not argue (Do not argue during a warning. Accept the warning firmly. Explain the situation and the cause only after you were asked why)
-Ask questions (Ask questions when you have. Show the other person that you want to grow by making use of what you have been warned about.)
５ 相手の気分を害さない断り方 How to say no without offending the other party
断る時こそ相手の気持ちを考えよう
どんな誘いであっても、断るときは相手に対する気遣いが大切です。
ただし、曖昧な返事をするのは良くありません。気遣いながらはっきり断りましょう。
Consider the other person's feelings when refusing an offer.
No matter what kind of invitation you receive, it is important to be considerate of the other person when you decline.
However, it is not a good idea to give an ambiguous response. Refuse clearly and considerately.
６ 仕事を円滑にするコミュニケーション Communication that facilitates work
職場では誠実な態度、謙虚な姿勢で
会社ではさまざまな人が働いています。そのため、上司・先輩だけでなく同僚と良好な関係を築いていくことがスムーズに仕事を進められるかどうかにつながります。そのため、日頃から挨拶や謙虚な姿勢、相手を不快にさせない言葉遣いなどを心がけ、好印象を与えておくことが大切です。いくら仕事ができても、態度が悪いと信頼してもらえません。
Be sincere and humble in the workplace.
A wide variety of people work at a company. Therefore, building good relationships with colleagues as well as superiors and seniors will lead to smooth work progress. Therefore, it is important to make a good impression by greeting people on a daily basis, having a humble attitude, and using language that does not offend them. No matter how good you are at your job, if you have a bad attitude, you will not be trusted.
職場での嫌われる行為
１ 人の悪口や噂話をする
２ 人前で恥をかかせる
３ 媚を売る、嘘をつく
Disliked behavior in the workplace
1 Badmouthing or gossiping about others
2 Embarrassing others in public
3 Flattering or lying
ビジネスで注意する話題
取引先や職場など、ビジネスの場では避けるべき話題があります。
それは、差別、宗教、学歴、収入などの話題です。
自分が言われて嫌な話題や、人によって考え方が異なる話題は避けるようにしましょう。
ビジネスの場で避けた方が良い話題
宗教：差別や偏見につながりやすい話題のため、公にしたくない人も多い。各宗教の悪口も言わないようにする。
学歴：コンプレックスを抱いており、敏感に反応する人もいる。自分の学歴自慢はしないようにする。
収入：極めてデリケートな話題。収入格差が原因で、妬みや僻みが生じやすいので口にしない。
政治：それぞれの立場や考え方があるので、政党・政治家の批判は避けるのが無難。
家庭：周囲に気づかせないだけで、悩みを抱えている人が多い話題。
機密情報：所属部署や業務内容によっては、社内の人間にも公開できない情報があるため、無責任な発言には注意する。
Topics to Be Aware of in Business
There are certain topics that should be avoided in business situations, such as business partners and workplaces.
These are topics such as discrimination, religion, education, and income.
Avoid topics that you don't like to be told or that people think differently about.
Topics to avoid in business situations
Religion: Many people do not want to publicize this topic because it can easily lead to discrimination and prejudice. Avoid speaking ill of each religion as well.
Education: Some people have a complex and are sensitive to it. Avoid boasting about your educational background.
Income: An extremely sensitive topic. The disparity in income can easily cause envy and backbiting, so do not talk about it.
Politics: People have their own positions and views, so it is safe to avoid criticism of political parties and politicians.
Family: A topic that many people have problems with, but are just unaware of.
Confidential information: Depending on the department you belong to and the nature of your work, there is information that cannot be disclosed even to people within your company, so be careful not to speak irresponsibly.
７ 好感度を上げる表情 Facial expressions giving others a good impression
好印象を与えるのが信頼を得るコツ
仕事で取引先の人などと会う時は「会社の顔」として相手に見られているという意識を持ちましょう。
人は第一印象で相手を評価すると言われており、好印象がそのままあなたや会社の評価につながります。
最近では、取引先との顔合わせがオンラインになることも増えているため、声の明るさや表情の明るさが大切になります。
Making a good impression is the key to gaining trust.
When meeting with business partners and others at work, be aware that you are being seen as the "face of the company".
It is said that people evaluate others based on their first impression, and a good impression leads directly to an evaluation of you and your company.These days, more and more meetings with business partners are conducted online, so it is important to have a bright voice and cheerful facial expression.
笑顔こそ好印象を持ってもらう秘訣
相手にどんな印象を与えるかで重要なのが「声」や「表情」です。
そのため、取引先などと初めて接するときは、笑顔で明るく挨拶することが非常に大切です。
相手としっかり目を合わせて自然な笑顔で挨拶することを心がけましょう。
Smiling is the secret to making a good impression
The most important factors in what impression you make on others are your "voice" and "facial expression".
Therefore, it is very important to greet your business partners with a bright smile when you first meet them.
Make sure to make eye contact with the person you are addressing and greet with a natural smile.
シチュエーションに合った表情をする
笑顔が逆効果になる場合があります。例えば謝る時です。
表情で「申し訳ない」という気持ちを伝えなくてはいけません。
大切なのは気持ちを表情で表すことです。
Make facial expressions appropriate for the situation.
Sometimes a smile can have the opposite effect. For example, when apologizing.
You must convey "I am sorry" with your facial expression.
The important thing is to express your feelings with your facial expressions.
信頼を得る行動の基本
Basic behavior to obtain the trust
1 出社の基本的な振る舞い Basic behavior when arriving at work
遅刻は厳禁。余裕を持って準備を行う。
時間を守ること＝遅刻をしないことは、ビジネスパーソンとして基本中の基本です。
遅刻ではないからと言って、始業時間ギリギリに出勤するのも、もちろNGです。
余裕を持って出勤準備を行うようにしましょう。
Late arrivals are strictly prohibited. Be prepared with plenty of time to spare.
Punctuality = being on time is a basic rule for business.
Arriving at work just before the start time is also not recommended, even if it is not considered tardiness.
Make sure to prepare for work well in advance.
始業時間の15分前には出社しよう
始業時間の15分前には出社して、始業時間にスムーズに仕事に取り掛かれるように自席のパソコンを立ち上げるなどして準備をします。
その日の予定を始業前に改めて確認しておくもの大切です。
上司や先輩にはこちらから積極的に挨拶しましょう。
Arrive at the office 15 minutes before the starting time of the work.
Arrive at the office 15 minutes before the starting time of the work and prepare for work by starting up the computer at your desk so that you can start work smoothly at the starting time.
It is also important to review your schedule for the day before the starting time.
Be proactive in greeting your supervisors and senior staff.
２ 社会人として最低限の連絡・報告事項
寝坊した場合は正直に報告をする
交通機関が遅れてしまった、寝坊してしまったなどの理由により、遅刻してしまうことがあるかもしれません。
どのような理由でも始業時間に遅れる場合にはすぐに上司に電話します。
なぜ遅れるのか、いつ出社できるのか、対応してもらわないといけない業務などを報告します。
体調不良などで早退する場合にも、必ず上司に報告し、仕事の引き継ぎを行うようにしましょう。
If you oversleep, give an honest report.
You may be late for work due to traffic delays, oversleeping, or other reasons.
If you are late for your starting time for any reason, call your supervisor immediately.
Report why you are late, when you will be able to come in, and any work that needs to be handled.
If you are leaving early due to illness or other reasons, be sure to report to your supervisor and take over your work.
家族に電話してもらわない
体調不良などで会社を休む際には、すぐに上司に電話します。
この場合、緊急入院などよほどのことがない限り、体調が悪くても自分で電話します。
家族に電話してもらうのは良くありません。
また、遅刻や欠勤は周りの人の仕事にも大きく影響します。
出社したら、上司やフォローしてくれた人などにお礼とお詫びをします。
Do not have your family call to your manager
When you are absent from work due to illness or other reasons, you call your supervisor immediately.
In this case, unless there is an emergency such as a hospitalization, you should call your supervisor even if you are not feeling well.
It is not a good idea to have a family member call your supervisor/ manager.
Also, tardiness or absence from work greatly affects the work of those around you.
Thank and apologize to your supervisor, anyone who follows up with you.
電話の基本対応
Basics of handling calls
1 電話対応の心構え Preparing to answer the phone
電話対応を得意にするためのポイント
１ 第一声は高めのトーンで
２ ペンとメモ帳を準備
３ 笑顔と声はセット
Key points to excel at answering the phone
1 Use a higher tone in your first voice.
2 Have a pen and notepad ready
3 Smile and voice are a set
電話は誰もが「会社の代表」
電話をかけてきた相手にとって、あなたが会社の代表と受け取られます。
親切に丁寧に電話を受けましょう。
誠実な態度は、受話器の向こう側にも伝わります。
Everyone who answers is a "company representative."
To the caller, you are perceived as a representative of the company.
Receive calls in a friendly and courteous manner.
Your sincerity will be conveyed to the other end of the line.
ゆっくり、はっきり、丁寧に対応
電話では音声だけが頼りです。普段のおしゃべりとは違い、聞き取りやすい発声や、ゆっくり・はっきりとした発音を心がけましょう。
聞き取りやすい電話は、相手に安心感を与えます。
Slow, clear, and courteous response
On the telephone, you can only rely on your voice. Unlike normal speech, try to make your voice easy to understand and pronounce words slowly and clearly.
An easy-to-hear call will make the other party feel at ease.
２〜３コールで取るのがスマート
一般的に３コール以内に受話器を上げることがマナーとされています。
もし５コール以上待たせてしまった場合には、「大変お待たせして申し訳ございません」とお詫びの言葉から始めます。
It is smart to take it in two or three calls
Generally, it is considered good manners to pick up the receiver within three calls.
If you keep the caller waiting for more than 5 calls, begin with an apology, such as "I apologize for keeping you waiting so long".
２ 電話で注意すべき言葉遣い Language to be careful with on the phone
第一声は「お電話ありがとうございます」
社外の電話を受ける場合、相手がわからない場合がほとんどです。
その際は「お電話ありがとうございます」など、電話をかけてきてくれたことを労う言葉から始めると好印象です。
Start with , "Thank you for calling."
When receiving a call, you most likely do not know who is on the other end of the line.
In such cases, it is a good idea to start with words that thank the caller for calling, such as "Thank you for calling".
定番フレーズを暗記し、電話対応に集中する
お客様から上司宛の電話をとった場合など、敬語を使うことに気を取られ、間違った言葉遣いになることもあります。
定番フレーズを覚えて、失礼のないようにしましょう。
名前を尋ねる場合：
お名前を伺ってもよろしいでしょうか？
取り次ぐ場合：
担当者におつなぎいたします。
聞き直す場合：
恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか？
伝言する旨を伝える場合：
XXに申し伝えます。
Memorize standard phrases and concentrate on answering the phone.
When you take a call from a customer to your boss, for example, you may be so preoccupied with using honorific expressions that you end up using the wrong words.
Memorize the standard phrases to avoid rudeness.
When asking for a name:
Onamae wo Ukagattemo Yoroshii deshouka ? (May I ask your name?)
To place a call to the person in charge:
Tantoshani Tsunagi itashi Masu (I will put you through to person in charge)
To repeat a message:
Osoreirimasuga mouichido osshatte itadake masuka? (Excuse me, could you repeat your message?)
To inform someone that you are going to pass on a message:
XX ni mush tsutae Masu (I will tell XX)
３ 電話を受ける時の基本の流れ Basic Flow of Receiving a Call
メモの準備をしてから受話器を上げる
明るく聞き取りやすい声で「お電話ありがとうございます」と言った後、一拍おき、社名を伝えます。
電話をとる段階でメモが取れる体制にしておくと、その後伝言を頼まれても焦らずに済みます。
慣れないうちは、確認事項が書かれた電話対応用のメモ帳を活用するのも良いでしょう。
Prepare a note, then answer the phone.
In a bright, easy-to-hear voice, say, "Thank you for calling," then take a beat and give the name of the company.
If you are ready to take notes when you pick up the phone, you will not be rushed if you are asked to take a message afterward.
If you are not used to this, it is a good idea to use a telephone-oriented notepad with written confirmations.
電話対応は数をこなすことで上達する
最初に電話を受ける場合、「担当者に取り次ぐ」または「伝言を受ける」というケースが多いでしょう。
数をこなしていくことで適切な対応ができるようになります。
様々な場合を想定し、「念のためお電話番号を教えてくださいますと幸いです」と確認するなど少しの気遣いが電話対応では大切です。
Call handling improves by the numbers.
When you first receive a call, you will most likely "take it to the person in charge" or "take a message".
You will be able to respond appropriately by making a number of calls.
It is important to be prepared for a variety of situations and to show a little consideration when answering the phone, such as confirming, "I would appreciate it if you would give me your phone number just in case".
電話対応は相手に伝言するまで続く
伝言を受けた場合は確実に相手に伝えなければなりません。
伝言メモを作成し、確実に相手に伝えましょう。
伝言メモには、電話を受けた日時、相手の社名、部署名、氏名、用件、折り返しの電話番号、電話を受けた人の氏名などを漏れなく記載すること。
Handling calls lasts until a message is relayed.
If you receive a message, you must ensure that it is relayed.
Create a message memo to ensure that the message is relayed to the other party.
The message memo should include the date and time of the call, the name of the company, department, name, business, return phone number, and the name of the person receiving the call without omission.
電話対応の基本フレーズ
電話に出る時：
お電話ありがとうございます。XX会社 XXX課 XXXXでございます
相手の名前を確認するとき：
XX社のXXX様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
担当者を名指しされた時：
XXに代わりますので、少々お待ちください。
相手の要件を聞いた時：
復唱させていただきます。
自分では対処できない時：
私では分かりかねますので、担当者と変わります。少々お時間いただきますがよろしいでしょうか。
電話を切る時：
お電話ありがとうございました。失礼致します。
Basic Telephone Phrases
When answering the phone:
Odenwa Arigatou gozaimasu. XX kasha XXX ka XXXX de gozaimasu.
(Thank you for calling, this is XXXX from XXX Department of XX Company.)
To confirm the name of the person on the other end of the line:
XX Shane XXX sama de irasshaimasu ne. Itsumo Osewanin Natte orimasu.
(You must be Mr. XXX from Company XX. Thank you very much for your continued support.)
When you are asked to change the phone to the person in charge:
XX ni kawarimasu node shoushou omachi kudasai.
(Please wait a moment while XX takes over.)
When you hear the other party's requirements:
Fukusho asset itadakimasu.
(I will repeat it.)
When you cannot handle the situation yourself:
Watakushi deha wakari kanemasu node tantosha to kawarimasu.
shoushou ojikan itadakimasu ga yoroshii deshouka?
( I am afraid I am not aware of this, so I will change to a person in charge. Please allow me a few minutes of your time.)
When you hang up the phone:
Odenwa arigatougozaimasu . Shitsurei itashimasu.
( Thank you very much for calling.)
４ スマートフォンで電話を受ける時 When you receive a call on your mobile phone
公私混同は厳禁
個人のスマホであっても、会社支給の携帯であっても、仕事の場所が自宅やカフェになっても、公私の区別はしっかりとつける必要があります。特に、会社支給の携帯を私的な連絡やゲームに使うことは厳禁です。
社内情報の漏洩の原因になったり、処罰の対象になったりする場合があります。
Do not mix public and private matters
Whether it is a personal mobile phone, a company mobile phone, or a work location at home or a café, you must make a clear distinction between public and private matters. In particular, it is strictly prohibited to use a company-issued mobile phone for private communication or games.
It may cause leakage of company information or result in punishment.
そのまま会話を続けられる環境かどうかを伝える
オフィスの外で取引先から電話を受けた場合には、電波状況や周囲の騒音、また会話を誰かに聞かれる状況になっていないかを確認し、屋外にいる旨を相手に伝えましょう。
「電車を降り次第折り返しお電話します」
「オフィスへ戻ってかけ直します」などと対応しましょう。
Let them know if you are in an environment where you can continue the conversation.
If you receive a call from a client outside your office, check the signal, the noise, and make sure that no one can hear your conversation, and let them know you are outside.
"I will call you back as soon as I get off the train"
"I'll go back to the office and call you back"
These response is recommended.
相手を気遣う
１ 携帯に出られない時間を伝える
２ 事前に周囲に伝え、電話に出る許可を得る（会議中など）
３ すぐに折り返し電話する
Be considerate of the others
1 Tell others when you will not be available to answer your cell phone
2 Tell others in advance and ask permission to take the call (e.g., during a meeting)
3 Call back immediately
場所に応じたスマートフォンのマナー
屋外：周囲の雑音が相手に聞こえない、静かな場所に移動して掛け直すのが原則。社内情報や個人情報の漏洩にも注意する。
店内：話し声で周囲に迷惑をかけないように店の外に出て話す。または、掛け直すことを伝えて、電話ができる場所に移動して掛け直す。
電車・バス：電車やバスの中で電話するのはマナー違反なので、移動中はマナーモードにする。掛け直す場合は一度降りてからにする。
車：運転中はマイクなどを利用したハンズフリーでの電話も違法。停車をしてから対応する。
Mobile phone etiquette according to location
Outdoors: In principle, move to a quiet place where the other party cannot hear the surrounding noise and call back. Be careful not to leak internal or personal information.
Inside a store: Talk outside the store so as not to disturb others by talking. Or, tell the person you will call back and move to a place where you can make a call and call back.
Trains and buses: It is bad manners to make phone calls on trains and buses, so put the phone on silent mode while traveling. If you need to call back, do so after getting off the train or bus.
Cars: It is also illegal to make a hands-free phone call using a microphone while driving. Stop the car before responding.
来客対応の基本
Basic guests greeting visitors
1 来客対応の受付方法 Reception method for handling visitors
来客対応の流れ
１ 挨拶をする
２ 確認をする（来訪者の名前、会社名、面会希望の担当者、アポイントの有無の確認）
３ 連絡をする（担当者に連絡し、その後の指示を仰ぐ）
４ 案内をする
Flow of handling visitors
1 Greet the visitor
2 Confirm (Confirm the visitor's name, company name, the person in charge who wishes to meet with the visitor, and whether or not an appointment has been made.)
3 Contact ( Contact the person in charge and ask for further instructions.)
4 Showing the way
対応の第一印象で会社が判断される
来客対応は軽視して良い仕事ではなく、重要な意味を持っています。
初めていらっしゃるお客様は、そこでの第一印象で会社を判断します。
対応した社員はいわば「会社の顔」になるのです。
訪問客の面会を断る場合であっても、丁寧かつ誠実に振る舞わなければなりません。
A company is judged by the first impression of its response.
Greeting visitors is not a job to be taken lightly, but it is an important part of the work.
First-time visitors judge a company by the first impression you make.
The employee who handles the visitor is, so to speak, the "face of the company".
Even when declining a visitor's offer of a meeting, you must behave politely and sincerely.
アポイントの有無で対応が変わる
アポイントがある場合は、面会する担当者の指示通りお客様を案内します。
アポイントがない場合は、お客様の用件も聞き、面会希望の担当者に伝えて指示を仰ぎます。
The response changes depending on whether or not an appointment is made.
If a visitor has an appointment, guide the visitor as instructed by the person in charge of the visit.
If a visitor does not have an appointment, listen to the visitor's business and inform the person in charge and ask for instructions.
アポイントがない来客への対応
１ 目的を確認
２ 担当者へ連絡
Dealing with visitors who do not have appointments
1 Confirm the purpose of the visit
2 Contact the person in charge
２ 名刺交換の流れ Flow of business card exchange
名刺交換の基本
１ 訪問側から差し出す（名刺交換は訪問者や目下の人から差し出す）
２ 両手で渡す（名刺は両手で持ち、立って渡す）
３ 名前が隠れないように
Basics of Business Card Exchange
1 Offer from the visiting side (business card exchange is offered by the visitor or a person junior to the visitor)
2 Hand it over with both hands (hold the business card with both hands and hand it over standing)
3 Do not hide the name
目下の人から目上の人に先に渡す。
ビジネスシーンにおいて初対面の人と会ったときは、名刺交換を行います。
名刺交換では基本的に、目下の人（または訪問した側）から名刺を差し出します。
Pass from the person of lower rank to the person of higher rank first.
When meeting someone for the first time in a business setting, business cards are exchanged.
Basically, the person of lower rank (or the visitor) presents his or her business card first.
準備はできましたか？ Are you ready?
JEPT J3レベルの基本的なマナーを身につけた後は、試験を受験しましょう。
J3の後は、J2 J1とステップアップしましょう。
After you have mastered the basic manners of the JEPT J3 level, take the exam.
After J3, step up to J2 J1!